edebiyatokyanus
İÇERİK  
  ANA SAYFA
  YAZILAR
  ARAŞTIRMA-İNCELEME
  SÖYLEŞİ
  DENEME
  ATTİLA İLHAN
  ATTİLA İLHAN-KÖŞE YAZILARI
  E-KİTAP
  ANSİKLOPEDİK
  SATRANÇ VİDEO DERSLERİ DÖKÜMANLAR
  SATRANÇ OYNA
  ŞİİR
  DİL ANLATIM TÜRK EDEBİYATI - LİSE KAYNAK
  EDEBİYAT RADYO
  EDEBİYATIMIZDA ŞİİR ROMAN ÖYKÜ (dinle)
  100 TEMEL ESER (dinle)
  100 TÜRK EDEBİYATÇISI (dinle)
  SESLİ KİTAPLAR
  FOTOĞRAF ÇILIK
  E-DEVLET
  EĞİTİM YÖNETİMİ DENETİMİ
  => YÜKSEK LİSANS TEZİ
  => AB ÜLKELERİNDEKİ EĞİTİM SİSTEMLERİNİN İNCELENMESİ VE TÜRK EĞİTİM SİSTEMİ İLE KARŞILAŞTIRILMASI
  => EĞİTİM YÖNETİMİNDE YERELLEŞME EĞİLİMİ
  => ÖĞRETİMİN DENETİMİNDE YENİ BAKIŞ AÇISI: “SÜREKLİ
  => Z KURAMI VE OKUL YÖNETİMİNE UYGULANABİLİRLİĞİ
  => İÇERİK KURAMLARI VE EĞİTİM YÖNETİMİNE KATKILARI
  => YÖNETİME KLASİK BİLİMSEL YAKLAŞIMLAR VE EĞİTİM YÖNETİMİNE
  => KAMU YÖNETİMİNDE
  => DÜNYADA VE TÜRKİYE DE EĞİTİM YÖNETİMİ ALANINDA KURAMSAL BİLGİ ÜRETİMİ, SORUNLARI VE ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
  => KAMU YÖNETİMİ TEMEL KANUNU TASLAĞI ve ULUSAL EĞİTİM SİSTEMİ GİRİŞ
  => EĞİTİMDE TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ
  => Eğitimin Değerlendirilmesinde Kullanılabilecek
  => TÜRKİYE’DE DENETÇİ BAĞIMSIZLIĞI
  => Eğitimde Toplam Kalite Yönetimi
  => OKUL MÜDÜRLER İ İ Ç İ N GEL İŞ T İ R İ LEN L İ DERL İ K
  => EGITIM VE YASAL TEMELLERI
  => Ölçme ve Değerlendirmede Alternetif Yaklaşımlar
  => Hukuk Hakkında Genel Bilgiler
  => MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞINA BAĞLI OKUL VE KURUM YÖNETİCİLERİNİN SEÇİMİ
  => DEĞİŞEN DEĞERLER VE EĞİTİM
  => BÖLGE YÖNETİMİ VE EĞİTİM BÖLGELERİ KAVRAMI
  => KİŞİLER ARASI SORUNLARIN ÇÖZÜMÜNDE KULLANILAN SİSTEMATİK MODELLER
  => OKULDA ETKİLİ ÖĞRETMEN-ÖĞRENCİ İLİŞKİSİNİN YÖNETİMİ
  => Temel Hak ve Hürriyetler
  => POZİTİVİSM ÖTESİ PARADİGMATİK DÖNÜŞÜM VE EĞİTİM YÖNETİMİNDE KURAM ...
  => TÜRK EĞİTİM SİSTEMİNDE TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ
  => MEDRESEDEN MEKTEBE OSMANLI EĞİTİM SİSTEMİNDEKİ DEĞİŞME
  => Türk Eğitim Sistemi
  => EĞİTİM YÖNETİMİNİN YASAL VE YÖNETSEL DAYANAKLARI
  => KAMU YÖNETİMİNDEN BİLGİ YÖNETİMİNE
  => HAK KAVRAMI EĞİTİMDE SOSYAL ADALET VE EĞİTİM HAKKI
  => BİLGİ YÖNETİMİ – KURUMSAL BİLGİ -YÖNETİMİ
  => BİLGİ YÖNETİMİ – KURUMSAL BİLGİ YÖNETİMİ-2
  => ARAŞTIRMA PROBLEMLERİNİN BELİRLENMESİ
  => ULUSAL SOSYAL BİLİMLERDE SÜRELİ YAYINCILIK KURULTAYI
  => YENİ PARADİGMA ARAYIŞLARI
  => KONTROL ODAĞININ ÇALIŞANLARIN NEZAKET VEYARDIM ETME DAVRANIŞLARINA ETKİSİ
  => ÖĞRETİMİN DENETİMİNDE YENİ BAKIŞ AÇISI
  => ÜNİVERSİTE ÖĞRENCİLERİNİN EPİSTEMOLOJİKNANÇLARININ
  => FARKLI EĞİTİM SEVİYELERİNDE ESTETİK BEĞENİ
  => İLKÖĞRETİM MÜFETTİŞ YARDIMCILARININ YETİŞTİRİLMESİ
  => OKULLARDAKİ ÖRGÜTSEL GÜVEN DÜZEYİ
  => MAKALE ANALİZİ
  => FARKLILAŞTIRILMIŞ DENETİM
  => NEOKLASİK VE İNSAN İLİŞKİLERİ YAKLAŞIMI
  => HAK KAVRAMI EĞİTİMDE SOSYAL ADALET VE EĞİTİM
  => HUKUKUN ANLAMLANIRILMASI
  => YENİ NESİL ÖĞRETMENLİK
  => GÖRÜŞME TEKNİĞİ
  => EĞİTİM YÖNETİMİNDE E-DEVLET UYGULAMALARI
  => KARİYER YÖNETİMİ.
  => ÖRGÜTLERDE KARİYER GELİŞTİRME
  => ÖĞRETİMİN DENETİMİNDE YENİ BAKIŞ AÇISI:
  => Eğitim Üzerine Yinelenen Eleştiriler, Alternatif Öneriler
  => Enformasyon Toplumu ve Eğitim
  => FRANSA'DAYÜKSEK ÖĞRETİMİN ÖRGÜTSEL YAPISI: PARİS AKADEMİSİ ÖRNEĞİ
  => AVRUPA’DAKİ EĞİTİM SİSTEMLERİ
  => Türk Eğitim Tarihi
  => BATILILAŞMA DÖNEMİ OSMANLI EĞİTİM SİSTEMİNİN GELİŞİMİNE MUKAYESELİ BİR BAKIŞ
  => Almanya, Fransa ve Polonya’nın Eğitim Sistemleri
  => ÖĞRETMENLİK UYGULAMALARINDA MİKRO ÖĞRETİM YÖNTEMİNİN ETKİLİLİĞİNİN İNCELENMESİ
  => EDEBİYAT TEMELLİ SOSYAL BİLGİLER ÖĞRETİMİ
  => EDEBİYAT ÖĞRETİMİNDE WALDMANN MODELİ
  => Sosyal Bilimler Veri Tabanı
  => tezler
  => disiplin ile ilgili KAVRAMLAR,
  => EĞİTİMDE PERFORMANS DEĞERLENDİRME sunu
  => ORTA ÖĞRETİM OKULU ÖĞRETMENLERİNİN
  => BiR HizMET içi EGiTiM OLARAK DENETiM
  => İLKÖĞRETİM OKUL YÖNETİCİLERİNİN DEĞERLENDİRME ROLLERİNE İLİŞKİN ÖĞRETMEN GÖRÜŞLERİ
  => İlköğretim Müfredat Laboratuvar Okullarında Yönetim Süreci
  => EĞİTİM ÇALIŞANLARININ ÖRGÜTSEL SOSYALLEŞMELERİNDE İLKÖĞRETİM OKULU
  => eğitim üzerine
  => EĞİTİM MAKALE YAZI
  => Eğitişim Yazıları
  => Öğretmen ve Okul Yöneticilerinin Sınıf Yönetim Profillerinin İncelenmesi
  => Odenwald Okulu
  => EĞİTİM ÖRGÜTLERİNDE BİLGİ YÖNETİMİ STRATEJİLERİ - YAŞ VE OKUL
  => Bilgi yönetiminin tanımı ve önemi
  => BİLGİ YÖNETİMİ
  => MAKALELERİMİZ
  => 17. MİLLÎ EĞİTİM ŞÛRASI EĞİTİM YÖNETİCİSİ VE EĞİTİM MÜFETTİŞİ YETİŞTİRME SORUNU
  => EĞİTİM KURUMLARI PERFORMANSININ GELİŞTİRİLMESİNDE ÖZDEĞERLENDİRMENİN ÖNEMİ
  => Okul Müdürlerinin Öğretmen Denetimindeki Etkililikleri
  => MAKALELER - eğitim
  => makale havuzu
  => YÖNETİM1
  => İNCELEME1
  => İNCELEME2
  => İNCELEME,
  => İNCELEME,,
  => İNCELEME,,,
  => EĞİTİM SOSYOLOJİSİ
  => eğitim dergi arşivi
  => BAĞLANTI
  => eğt
  => AVRUPA BiRLiGi YOLUNDA YENi OKUL, OKUL YÖNETiCiLERiNiN KARAR VERME SÜRECi
  RADYO TİYATROSU
  ÖĞRETMEN KAYNAK
  EDEBİYAT TV
  SÖYLEŞİLER - BELGESELLER TV
  RADYO KLASİK
  TÜRKÜLER
  GAZETELER MANŞETLER
  ÖYKÜ ANTOLOJİSİ
  DERGİLER - KİTAPLAR - KÜTÜPHANELER
  E-DERGİ
  KİM KİMDİR BİYOGRAFİLER
  ZİYARETÇİ DEFTERİ
  İLETİŞİM
  EDEBİYAT OKYANUS
BİLGİ YÖNETİMİ – KURUMSAL BİLGİ -YÖNETİMİ

T.C.

SAKARYA ÜNİVERSİTESİ

SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ

 

 

 

EĞİTİM BİLİMLERİ EĞİTİM YÖNETİMİ VE DENETİMİ

YÜKSEK LİSANS PROGRAMI (TEZSİZ)

 

 

 

 

 

BİLGİ YÖNETİMİ – KURUMSAL BİLGİ YÖNETİMİ

 

 

 

Hazırlayan: Davut BÖKE – Gürkan UZUN

Öğretim Üyesi: Yrd. Doç. Dr.  Mustafa BAYRAKTAR

 

 

 

SAKARYA

Sakarya Üniversitesi

Sosyal Bilimler Enstitüsü

Kasım 2007

 

 

                 

İçindekiler

 

Giriş……………………………………………………………………………………………2

 

Enformasyon ve Bilgi………………………………………………………………………….3

 

Bilgi Yönetimi…………………………………………………………………………………4

 

Bilgi Yönetimi Süreci………………………………………………………………………….8

 

Kurumsal Bilgi Yönetimine Genel Bakış…………………………………………………….10

 

Bilgi Yönetimi Sisteminde Göz Önünde Bulundurulması Gereken Unsurlar………………..12

 

Kurumsal Bilgi Yönetimi Süreci……………………………………………………………...15

 

Kurumsal Bilgi Yönetimi İçin Benimsenmesi Gereken İlkeler………………………………18

 

Sonuç………………………………………………………………………………………….19

 

Kaynakça……………………………………………………………………………………...20

 

 

 

Giriş

 

İnsanlar artık geçmişe oranla her gün daha çok bilgiye, daha farklı yöntemlerle, sesli, görüntülü, elektronik, basılı vb. dosyalara ulaşmaktadırlar. Her gün okumak durumunda kaldığımız yazışmalar, e-postalar, raporlar, dinlemek ve cevaplamak zorunda kaldığımız diyaloglar, telefonlar artan kurumsal çalışmalara örnek olarak gösterilebilir. Bütün bu faaliyetler sonucunda kurumlar, yoğun bir bilgi ve belge üretimi ile karşı karşıya kalmışlardır.

 

Özellikle geride bıraktığımız yüzyılın ikinci yarısından sonra artan bilgi ve belge üretimi, kurumlarda belgelerin üretimlerinden arşivlere devrine kadar belli bir sistem içinde kontrol altına alınmasını, üretim, dolaşım, düzenleme, depolama ve erişimlerinin daha nitelikli olmasını zorunlu kılmıştır. Kurumlarda üretilen kurumsal belgelerin kontrol altına alınması, belge yönetimi programı ile sağlanmaktadır. Ancak gelişmelere açık, öğrenen ve kendini yenilemek isteyen organizasyonların yalnızca belge yönetimi programı ile yetinmesi yeterli olmamaktadır. Kayıtlı ve kayıtlı olmayan bütün bilgilerin yönetilmesi, verimli bir şekilde kullanılması, dağıtılması, depolanması, iş ortamlarında öncelik verilen konulardır.

Yönetim bilimi bağlamında içinde bulunduğumuz yüzyılın en önemli iki olgusu bilgi ve teknolojidir. Bilgi, kurum ve işletmelerin en az sermaye kadar önemli yeni üretim faktörü, teknoloji ise onun vazgeçilmez parçasıdır. Bu nedenle içinde bulunduğumuz çağ bilgi çağı, toplum bilgi toplumu, insanlar ise bilgi çalışanları olarak adlandırılmaktadır. Böyle bir dönemde bilgi yönetimini kurumsal yönetimin en önemli unsuru olarak görmek yanlış olmayacaktır. Bilgi yönetimi ise zihinsel sermayeyi kontrol edilebilir bir değer olarak ele alan en önemli yönetim alanıdır. Kurumsal dinamikler, yönetim modelleri ve teknoloji ise bilgi yönetiminde kullanılan en önemli araçlardır. Bu araçlar, bir işletmenin veri ve bilgi elde etmesini, elde edilen bilgilerin geliştirilmesini, bunların belirli görevleri olan bireylere aktarılmasını sağlamak üzere bir arada ve uyum içinde çalışmalıdır

 

 

Enformasyon ve Bilgi

 

Enformasyon (information) ve bilgi (knowledge), bilgi yönetimi yaklaşımının en önemli yapıtaşlarını oluşturmaktadır. Her ikisi de bilgi yönetimi yaklaşımının özünü oluşturmaktadır; ancak organizasyonlarda bilgi yönetimi yaklaşımını özellikle gerekli kılan unsur ‘bilgi’dir. Enformasyon ve bilgi arasında benzerlikler bulunmasına rağmen, yapıları ve ortaya çıkışları yönüyle farklı özellikler sergilemektedirler. Enformasyon daha çok somut bir olgu iken, bilgi genellikle bireylerin zihninde yer alan soyut enformasyondan oluşmaktadır. Bu özelliğe bağlı olarak genellikle enformasyon sesli, görüntülü vb. bilgi kayıt ortamları üzerinde yer alırken, bilgi daha çok bireylerin zihinlerinde yerleşik olarak bulunur.

 

Enformasyon aynı zamanda çeşitli verilerin bireyler tarafından mantıklı bir düzen içinde farklı biçimlere dönüştürülmesiyle oluşmaktadır. Ancak söz konusu dönüşüm süreci sonunda oluşan enformasyona belirli bir uzmanlık veya yetenek birikimi harcama gerekliliği bulunmamaktadır. Bir başka ifade ile enformasyon daha çok verilerin entelektüel bir çaba sarf etmeksizin düzenli gruplar içerisinde sınıflandırılmış şekli olarak tanımlanabilir. Buna karşın bilgi, bireylerin uzmanlık ve tecrübelerine dayanan, daha çok zihinlerde saklı bulunan, çeşitli enformasyon kaynaklarının yorumlanmış şeklidir. Aynı zamanda bilgi, belirli gerekçelerle bir araya getirilmiş enformasyonun bireylerin tecrübe ve uzmanlıkları ile birlikte farklı yapılara dönüştürülmesi şeklinde ortaya çıkar. Enformasyon, çeşitli verilerin farklı gruplar içinde düzenlenmesi ile; bilgi ise çeşitli enformasyon kaynaklarının farklı bir yapıya dönüştürülmesiyle elde edilir. Özetle ifade etmek gerekirse veriden enformasyona, enformasyondan da bilgiye doğru ilerleyen bir gelişim süreci yaşanmaktadır. Ancak veriden enformasyon oluşturma sürecinde alınan kaynağın özünde çok önemli değişiklikler yaşanmazken; enformasyondan bilgiye geçiş sürecinde alınan enformasyon kaynağının özünde önemli değişiklikler yaşanmaktadır. Enformasyondan farklı olarak bilginin üretiminde birey ya da örgütlerin deneyim ve uzmanlık alanlarından yararlanılmaktadır. Bu bağlamda bilgi, daha çok belli bir kişi ya da örgütün sahip olduğu entelektüel birikimi ifade etmektedir ve bu nedenle çoğu zaman birey ya da örgütlerde erişime kapalı bir şekilde saklı tutulurlar.

Örgütlerde oluşan enformasyon ve bilgi kısaca kurumsal bilgi birikimi olarak nitelendirilebilir. Kurumsal bilgi, örgütün yapısı ile veya örgütte yapılan faaliyetlerle ilgili her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Bu, belgelerde, veritabanlarında ya da belli bir belgede kayıtlı olmaksızın yalnızca kişilerin zihinlerinde tutulan her türlü bilgi anlamına gelmektedir. Kısaca çalışanlar, hizmet verilen kişiler, hizmetin kendisi, örgütün çalışma biçimi, sistemi ve süreçleri hakkında kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgi kurumsal bilgiyi oluşturmaktadır.

 

 Son yıllarda verim artışının sağlanması ve benzer kuruluşlarla rekabet edebilmesi için örgütün temel kaynaklarından biri olarak ifade edilen kayıtlı ya da kayıtsız bilgi birikiminin iş süreçleri içerisinde değerlendirilmesi gerekliliği, yönetim bilimciler tarafından sık sık dile getirilir olmuştur. ‘Günümüzde başarılı organizasyonlar, yaşanan değişime uyum sağlamak için mevcut bilgi stoğunu yeni duruma uygulayan, rakiplerine kıyasla daha fazla rekabetçi ve özgün bilgi kullanan organizasyonlardır’ (Aktan ve Vural, 2005:2). Bu tür kuruluşlar kurumsal bilgi birikimlerini daha rasyonel, verimli ve dengeli bir biçimde kullanmaktadırlar. Kurumsal bilgi birikiminin açığa çıkarılması ve çalışanlar arasında paylaştırılması ise bilgi yönetiminin temelini oluşturmaktadır.

 

Bilgi Yönetimi

 

Bilgi yönetimi, eğitim, öğrenim ve deneyimlerin kurumsal faaliyetlere yansıması sonrasında oluşan bireysel ve kurumsal, kayıtlı ya da kayıtlı olmayan her türlü bilgi kaynağının belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve paylaşılması işlemlerini organizasyonun yapısına göre uyarlayan ve uygulayan yönetim biliminin bir alanıdır. Diğer bir tanıma göre; bilgi yönetimi, herhangi bir işletmenin, amaçları doğrultusunda değerini artırmak, rakipleri ile olan gelişim farkını kapamak veya rekabete uyum sağlamak için dışarıdan ya da içeriden her türlü bilgi kaynağını kurumun faaliyetleri ile bütünleştirerek toplaması, düzenlemesi, çalışanların her birine ulaştırması, dolayısıyla kişisel ve kurumsal verimliliğe katkı sağlamasıdır (Odabaş, 2005:108). Bilgi yönetiminin en önemli yapı taşları enformasyon ve bilgidir. Bilgi yönetiminin en önemli amacı, örgütte var olan kayıtlı ya da potansiyel bilgi kaynaklarını ortaya çıkarmak ve iş süreçlerine dahil etmektir. Bilgi yönetiminin diğer bir amacı ise, çalışanların var olan enformasyona erişimini mümkün kılarak enformasyon kaynaklarından yeni bilgilerin üretilmesini sağlamaktır.

 

Bilgi yönetimi anlayışının benimsendiği işletmelerde beklenen başarının sağlanabilmesi için, çalışanlar ve hizmet verilen birey ve gruplar, araç-gereçler, yasal ve teknik düzenlemeler gibi organizasyonu oluşturan pek çok unsurun uyumlu ve dengeli bir biçimde işletilmesi gerekir. Söz konusu gereksinim bilgi yönetimi yaklaşımının bir sistem bütünlüğü içerisinde yönetilmesini zorunlu kılmaktadır. Bu açıdan bakıldığında bilgi yönetimi sistemi; çalışanlar, hizmet verilen bireyler, bütçe, teknik altyapı, yasal düzenlemeler gibi örgütün temel unsurlarının birbiriyle uyumlu ve dengeli bir biçimde işletilmesine olanak sağlayan yapıdır. Bilgi yönetimi sistemi kurumda üretilen her türlü bilginin kurumun bilgi havuzundan çalışanlara ve çalışanlardan bilgi havuzuna olmak üzere bilginin bir sarmal şeklinde dönmesine imkan tanımalıdır. Söz konusu yapının, amacı ve gereksinimi doğrultusunda örgütün verimliliğini artırmak için nitelikli bilginin sağlanması, kullanılması, ilgili birimlere iletilmesi, söz konusu birimlerden geribildirimin alınması, geribildirimlerin ve üretilen yeni bilgilerin işletmenin bilgi havuzunda toplanması ve yeniden kullanılmak üzere hazır hale getirilmesi evrelerinden oluşan bir döngüye imkan tanıyacak özelliğe sahip olması gerekir (Odabaş, 2005:109). Ancak bu döngü içinde paylaşıma açılan bilginin nitelik yönüyle de değerlendirilmesi son derece önemlidir. Teknolojik ilerlemelerle birlikte internet üzerinde yaşanan bilgi yoğunluğu, günümüzde pek çok örgütte de yaşanmaktadır. Toplanan, düzenlenen, paylaşılan ve yeniden bilgi havuzuna alınan bilgiler nitelikli olup olmamasına göre belli bir ayrışıma tabi tutulmalıdır. Örgütte çalışan her bireyin üretilen bütün bilgi kaynağı ile meşgul edilmemesi önlenmelidir. Bilgi yönetimi disiplininin diğer bir amacı, üretilen her bilginin bilgi havuzuna girmesini engellemektir. Bu amaca ulaşmak için örgütte bilgi yönetimi yaklaşımının yürütümünden sorumlu kişi/ler ve birim/lerin olması da önemli konulardan biridir. Bu görev, var olan bir birimin sorumluluğunda da yürütülebilir, yalnızca bu disiplinin yürütümünden sorumlu bir birim de oluşturulabilir. Var olan bir birime devretmek söz konusu olduğunda sorumluluğun, verilen hizmete yakınlığı nedeniyle belge yönetimi birimlerinde belge yöneticileri ya da arşivcilere, bilgi merkezlerinde ise kütüphanecilere ya da dokümantalistlere bırakılması en uygun seçeneklerden bir kaçıdır.

 

Şeffaflık bilgi yönetiminin olmazsa olmaz koşuludur. Ulaşılamayan ya da kurum içinde dolaşmayan bilgi kurumsal bilgi birikimi veya kurumsal sermaye olarak değerlendirilemez. (Akdeniz, 2002:4). Bu nedenle örgütte bilgi birikimi olarak değerlendirilen bütün kaynakların kayıtlı veritabanlarına dönüştürülmesi; özellikle bireylerin birikimi ya da tecrübelerinin örgütün diğer çalışanlarına da yarar sağlaması açısından erişilebilir bilgilere dönüştürülerek paylaşıma açılması önemlidir. Örgütsel yapılar, takım halinde çalışan, bireylerin bilgi birikimine bağımlı olmadan işletilen ve bilgi birikimini çalışanlarıyla paylaşan kurumlar olarak düşünülmektedir. Kurumsal bilgi birikimini çalışanlarıyla paylaşan örgütler, öğrenen ve dolayısıyla gelişmeleri sürekli olarak takip eden organizasyonlara dönüşmekte; bu da örgütü bireylere bağımlı olmaktan çıkarmakta, sistemin kendi kendine işleyebilmesine olanak tanımaktadır. Örneğin; herhangi bir makinenin çalıştırılması ve bakımı örgütte yalnızca bir kişinin sorumluluğuna bırakılırsa, o kişinin yokluğunda söz konusu makine ile iş yapmak mümkün olamayabilir. Oysa makinenin çalıştırılması ve bakımı ile ilgili bütün ayrıntıların kayıt altına alınması ve aynı zamanda makine hakkında uzman elemanın bütün bilgi birikiminin kaydedilmesi, söz konusu işin yürütümünü bireylerin bağımlılığından büyük ölçüde kurtarabilecektir.

 

Kurumsal bilgi bireysel bilgiden farklı olarak, örgüt üyeleri arasında paylaşılan bilgidir. Kurumsal bilgi, örgütün iç ve dış çevresinde meydana gelen olaylar ve durumlar ile ilgili olarak örgüt üyeleri tarafından yapılan gözlemlerin, elde edilen bireysel deneyimlerin ve uzmanlıkların paylaşılmasıyla elde edilir. Bu paylaşım daha ziyade informal bir şekilde gerçekleşir ve örgüt üyeleri arasında paylaşılan bilginin sınırı arttıkça yeni farkındalıklar ortaya çıkar ve böylece yeni bilginin gelişmesine olanak tanınır (Geyik ve Barca, 2003:310). Ancak kurumsal bilginin daha fazla paylaşılır olabilmesi için, uzman kişilerin tecrübe ve bilgi birikimlerini başkalarına aktaracak belli bir sistemin oluşturulması gerekir. Bilgi yönetimi sistemi ile söz konusu informal bilgi aktarımının formal bir yapı üzerinde sürdürülmesi olanağı doğar.

 

İki davranış bilimcisi Joseph Lufth ve Harry Inghami’ın kendi isimlerinden türettikleri ‘Johari Penceresi’ bilgi işleme modelleri arasında en popüler olanlarındandır (Şekil 1) (Akdeniz, 2002:5). Örgütlerde temelde iki tür bilgi bulunmaktadır: Ulaşılabilen ve ulaşılamayan. Ancak bazı bilgiler örgütteki kimi çalışanlar tarafından ulaşılabilir iken, bazıları tarafından ulaşılamamaktadır. Bu, bazen örgütün paylaşıma kapalı olmasından, bazen de bireyin kendi eksikliğinden dolayı yaşanmaktadır. Joharı Penceresi’nde görüldüğü gibi örgütte çalışan her bireyin ulaşıp kullanabildiği bilgi türü açık bilgi olarak nitelendirilmektedir. Bilgi yönetimi ile varılmak istenen asıl hedef, örgütlerde bu tür bilgi birikiminin oranını artırmaktır. Örgütte pek çok bireyin bildiği ancak, bir ya da birkaç kişinin bilmediği bilgi ise kör bilgi olarak değerlendirilmektedir. Bu tür bilgilerin fazla olması örgütte iş süreçlerinin ya da iş akış sisteminin yeterli olmamasından veya çalışanların yaptıkları işe gereken özveriyi göstermemesinden kaynaklanmaktadır. Bilgi yönetimi disiplini ile örgütlerde varılmak istenen önemli amaçlardan biri de örgütte yapılan bütün faaliyetleri bireylerin bağımlılığından kurtarıp, doğrudan sistem tarafından yürütülen aktivitelere dönüştürmektir. Bu yönüyle bakıldığında örtük bilgi, çalışanların uzmanlık ve deneyimleri sonucunda oluşan, kayıtlı olmaksızın yalnızca bireylerin zihinlerinde yerleşik olan bilgilerin yanı sıra herhangi bir şekilde kayıtlı ancak erişime kapalı olan bilgileri de ifade etmektedir. Bu bilgi türü örgütlerin potansiyel kaynakları arasında değerlendirilmektedir ve ortaya çıkarılarak üretime yararlı hale getirilmeleri sağlanmalıdır. Yalnızca bir kişinin ya da birimin bildiği bilgilerin pek çok kişi ya da birimle paylaşımını başarmak, bilgi yönetimi ile varılmak istenen temel hedeftir. Bu bakımdan örgütlerde örtük bilgi oranının mümkün olduğu kadar az olması için çaba sarf edilmelidir. Son bilgi türü ise örgütün kendisi ile ilgili bilmediği bilgi kaynaklarını ifade etmektedir. Bu bilgi türünün az ya da fazla olması da örgüt yönetiminin başarısını ortaya koyan temel etkenlerden biridir.

Şekil 1: Kurumsal Bilgi Kaynakları (Akdeniz, 2002:5)

 

Bir Kişi Biliyor

Bir Kişi Bilmiyor

Diğerleri Biliyor

 

Açık Bilgi

 

Kör Bilgi

Diğerleri Bilmiyor

 

Örtük Bilgi

 

Bilinmeyen

Çalışmalarını bilgi yönetimi alanında sürdüren pek çok yazar bilgi yönetimini, değerli olan enformasyonun bulunması, bulunan enformasyonun karar verme süreçlerinde kullanılması ve örgüte katma değer yaratılması olarak tanımlamaktadır.

 

Bilgi Yönetimi Süreci

Bilgi yönetimi, bilginin ortaya çıkarılması, toplanması, düzenlenmesi, değerlendirilmesi, çalışanlarla paylaşılması, paylaşılan bilginin verimli kılınması, verimlilikten doğan bilginin yeniden bilgi havuzunda toplanması, oluşturulan sistemin değerlendirilmesi gibi pek çok evreden oluşan bir sürece sahiptir. Bu sürecin herhangi birinde yaşanacak eksiklik ya da aksaklıklar diğer adımları da etkileyeceğinden her bir adımın düzenli olarak işletilmesine özen gösterilmelidir. Söz konusu sürecin içerisinde yer alması gereken evreleri Beijerse (2000) şu şekilde sıralamaktadır:

1. Gerekli bilginin belirlenmesi: Bilgi akışını düzenlemeye başlamadan önce, organizasyonun amaçları doğrultusunda önemli olan bilginin hangisi olduğunun değerlendirilmesi çok önemlidir. Bu, organizasyon için çok önemli bir faaliyettir. Örneğin gerekli bilginin tespit edilmesinde beyin fırtınası toplantıları, senaryo geliştirme yöntemleri veya organizasyonun temel yapı taşları olarak kabul edilen ortaklar, müşteriler veya iş arkadaşları arasında yapılacak görüşmelerden yararlanılabilir.

 

2.         Erişilebilir bilginin tespit edilmesi: Gerekli bilginin tespit edilmesinin yanı sıra, organizasyonda hâlihazırda erişilebilir bilginin hangileri olduğuna bakılması da çok önemli bir süreçtir. Örneğin erişilebilir bilginin tespit edilebilmesi için o güne kadar yapılmış olan projelerin açığa çıkarılması, personelin özgeçmişlerinin bulunduğu dosyaların korunması veya toplantılar düzenlenerek kişilerin görüş ve deneyimlerinin ortaya çıkarılması yöntemlerinden yararlanılabilir.

 

3.         Bilgi uçurumunun belirlenmesi: Gerekli ve erişilebilir bilgiler arasındaki fark, bilgi uçurumu olarak ifade edilir. Bilgi yönetimi anlayışına göre öncelikle organizasyonda bilgi uçurumunun kapatılmasına yönelik iyi bir bakış açısına sahip olunması gereklidir. Bilgi uçurumunun kapatılması her şeyden önce var olan ve potansiyel bilgi kaynaklarının belirlenmesi, toplanması ve çalışanlar arasında paylaşılması ile mümkün olabilir.

 

4.         Bilgi geliştirme: Gerekli ve erişilebilir bilgi arasındaki fark oranı bir anlamda kurumda bilgi geliştirme konusunda sarf edilmesi gereken çabanın önceliğini ya da boyutunu ortaya koymaktadır. Bilgi geliştirme çalışmaları, organizasyonun yapacağı çeşitli aktivitelerle elde edilebilir. Örneğin bilgi geliştirme çalışmalarına eğitim ve öğretim faaliyetleriyle veya müşteri tatminine yönelik saha çalışmalarıyla katkı sağlanabilir.

 

5.         Bilgi edinimi: Eğer bilgi geliştirme faaliyeti kurumsal çabalar ile gerçekleştirilemiyorsa, dışarıdan temin etme yöntemine başvurulabilir. Örneğin bu, dışarıdan kalifiye eleman istihdam etme, lisans, patent, pazar araştırmaları veya stratejik tahminler satın alma yoluyla mümkün olabilir.

 

6.         Bilgi kanalı oluşturma: Bilgi yönetimi anlayışının kurulduğu organizasyonlarda satın alınan ya da geliştirilen bilgilerden üretilen yapısal ve sistematik bilgiler bilgi kanalı aracılığı ile organizasyonda çalışan herkesin erişebileceği bir yapı üzerine yerleştirilmelidir. Bilginin tespit edilmesi ve kurumda çalışan her bireye ulaştırılması bu şekilde sağlanır. Örneğin söz konusu kanal, kurum içinde kurulacak bir intranet olabilir.

 

7.         Bilgi paylaşımının sağlanması: Bilgi yönetimi anlayışı içinde yer alan önemli bir konu da erişilebilir veya bilgi kanalı içinde paylaşıma hazır hale getirilmiş bilgilerin karşılıklı olarak bütün bir organizasyonda çalışanlar ve yöneticiler arasında paylaşılmasıdır. Doğru kişinin doğru bilgiye uygun zamanda sahip olması bu disiplin içindeki en önemli göstergelerden biridir. Bilgi paylaşımı gerçekte kurumun kültürel yapısına bağlı olarak işletilen bilgi akış sistemi ile gerçekleşir. Söz konusu paylaşım proje yaparak, talimatlar hazırlayarak, çalışanlar arasında rotasyona giderek veya toplantılar düzenleyerek sağlanabilir.

 

8.         Bilgiden yararlanma: Bilgiden yararlanma organizasyonlarda bilgi yönetimi süreciyle ulaşılmak istenen son noktayı ifade etmektedir. Bilgi kanalı oluşturma ve bilgi paylaşımı unsurlarında olduğu gibi bu adım da büyük ölçüde kurumun bilgi yönetimi anlayışına ya da kültürüne bağlı olarak gelişmektedir. Çalışanlar bilgiden yararlanma konusunda özellikle yöneticiler tarafından teşvik ve motive edilmelidir.

 

9.         Yararlanılan bilgiyi değerlendirme: Yararlanılan her bilgi organizasyon tarafından değerlendirilmelidir. Çünkü değerlendirilen bu bilgiler gerekli ve erişilebilir bilgi girdileri olarak daha sonra yeniden kullanılabilir özelliğe sahip olabilir. Söz konusu değerlendirme büyük ölçüde süreklilik özelliği göstermelidir. Örneğin değerlendirme projeler, iç ve dış hesaplar, yürütülmekte olan müşteri tatmini çalışmalarının sonuçlarından yola çıkılarak elde edilebilir.

 

Kurumsal Bilgi Yönetimine Genel Bakış

 

İnsanlar artık geçmişe oranla her gün daha çok bilgiye, daha farklı yöntemlerle, sesli, görüntülü, elektronik, basılı vb. dosyalara ulaşmaktadırlar. Her gün okumak durumunda kaldığımız yazışmalar, e-postalar, raporlar, dinlemek ve cevaplamak zorunda kaldığımız diyaloglar, telefonlar artan kurumsal çalışmalara örnek olarak gösterilebilir. Bütün bu faaliyetler sonucunda kurumlar, yoğun bir bilgi ve belge üretimi ile karşı karşıya kalmışlardır.

Özellikle geride bıraktığımız yüzyılın ikinci yarısından sonra artan bilgi ve belge üretimi, kurumlarda belgelerin üretimlerinden arşivlere devrine kadar belli bir sistem içinde kontrol altına alınmasını, üretim, dolaşım, düzenleme, depolama ve erişimlerinin daha nitelikli olmasını zorunlu kılmıştır. Kurumlarda üretilen kurumsal belgelerin kontrol altına alınması, belge yönetimi programı ile sağlanmaktadır. Ancak gelişmelere açık, öğrenen ve kendini yenilemek isteyen organizasyonların yalnızca belge yönetimi programı ile yetinmesi yeterli olmamaktadır. Kayıtlı ve kayıtlı olmayan bütün bilgilerin yönetilmesi, verimli bir şekilde kullanılması, dağıtılması, depolanması, iş ortamlarında öncelik verilen konulardır.

Yönetim bilimi bağlamında içinde bulunduğumuz yüzyılın en önemli iki olgusu bilgi ve teknolojidir. Bilgi, kurum ve işletmelerin en az sermaye kadar önemli yeni üretim faktörü, teknoloji ise onun vazgeçilmez parçasıdır. Bu nedenle içinde bulunduğumuz çağ bilgi çağı, toplum bilgi toplumu, insanlar ise bilgi çalışanları olarak adlandırılmaktadır. Böyle bir dönemde bilgi yönetimini kurumsal yönetimin en önemli unsuru olarak görmek yanlış olmayacaktır. Bilgi yönetimi ise zihinsel sermayeyi kontrol edilebilir bir değer olarak ele alan en önemli yönetim alanıdır. Kurumsal dinamikler, yönetim modelleri ve teknoloji ise bilgi yönetiminde kullanılan en önemli araçlardır. Bu araçlar, bir işletmenin veri ve bilgi elde etmesini, elde edilen bilgilerin geliştirilmesini, bunların belirli görevleri olan bireylere aktarılmasını sağlamak üzere bir arada ve uyum içinde çalışmalıdır (Microsoft’tan..., 2002).

Kurumsal bilgi yönetiminden söz edebilmek için öncelikle bilgi ve kurumsal bilginin ne olduğuna değinmek yararlı olacaktır. Yabancı literatürde bilgi, istatistiksel verilerin oluşturduğu  bilgi (information) ve bu verilerin yorumlanarak daha anlamlı ve bütüncül olarak ortaya konduğu bilgi (knowledge) olmak üzere iki farklı türde değerlendirilmektedir. Nitelikleri, elde edilmesi ve düzenlenmesine ilişkin her iki bilgi türünün de genel özelliklerini Stephen Parker (2000: 233) şu şekilde sıralamaktadır:

Bilgi, çok farklı kaynaklardan elde edilebilir,

Bilgi, çok kolay veya çok zor sağlanabilir,

Bilgiyi kullanmadan önce şunların yapılması kaçınılmazdır

toplamak

işlemek

depolamak

dağıtmak

Bilgi, çok farklı amaçlar için kullanılabilmektedir,

Bilgi, kasıtlı veya istemeden bozulabilir,

Bilgi kaybolabilir,

Bilgi hareketli-devingendir.

Kurumsal bilgi, kurum içinde üretilen veya kuruma dışarıdan gelen, o kurumla ilgili kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgiyi ifade etmektedir. İnsanların kafasında olan, kurumsal faaliyetler sonucunda oluşmuş ve yazılı bir şekilde kaydedilmemiş bilgiler de kurumsal bilgi kapsamında değerlendirilmektedir. Bu, yöneticilerin ve kurumda çalışan kalifiye elemanların deneyimleri ya da kurumda çalışan herhangi bir görevlinin kurumu ilgilendiren en ufak bir bilgi parçası şeklinde de olabilir. O halde bilgi yönetiminin özetle doğrudan ve dolaylı amacının, kurumda var olan kayıtlı ve kayıtlı olmayan her türlü bilginin ortaya çıkarılması, değerlendirilmesi, organize edilmesi, gereken yerlere ulaştırılması ve kuruma dolaylı bir katma değer kazandırılması olduğunu söyleyebiliriz.

Townley (2001: 44) bilgi yönetimini, bir organizasyonun misyonunu gerçekleştirmek veya amacına ulaşmak ve aldığı kararları en etkili biçimde kullanmak için üretme ve paylaşma açısından bilgiyi kontrol altına alma faaliyeti şeklinde tanımlamaktadır. Bir başka ifade ile kurumsal bilgilerini bir sistem içinde kaydedebilen ve gerekli yerlere etkin bir biçimde iletebilen kurumlar, kurumsal faaliyetlerinde yinelemeyi önleyerek hata oranının azalmasını sağlayacaktır. Bilgi yönetimi ile, firmanın zihinsel birikimi, başarı ya da başarısızlıkta belirleyici rol oynayan ve günlük kararları alan bilgi çalışanlarına aktarılır. Bu nedenle bilgi yönetimi, bilgi çalışanlarını kurumsal bilgi tabanına bağlayarak birbirinin yerini alabilecek bileşenlere dönüştürmeyi ve dolayısıyla çalışanları başarılı oldukları alanlara yöneltmeyi de hedeflemektedir. Bu açıdan bakıldığında ise bilgi yönetimi, çalışanlara fırsat ve rekabet ortamı sağlayarak kurumun başarısına ivme kazandıracak bir süreçtir.

 

Kalseth ve Cummings (2001: 167) bilgi yönetiminin farklı yönlerine değinmektedir. Genel olarak bakıldığında bilgi yönetimi, yararlı bir kurumsal bilgi depolama yaklaşımıdır. Diğer bir ifadeye göre bilgi yönetimi, kurumların her düzeyde oluşturdukları strateji, politika ve uygulamalarına yönelik faaliyetlerine ilişkin bilgiyi kontrol altına almaktadır. Bu nedenle bilgi yönetimi, organizasyonun kapalı ve açık entelektüel değerleri ile elde ettiği başarı arasında doğru bir neden-sonuç ilişkisi kurmaktadır. Bunların yanı sıra bilgi yönetimi, doğru zamanda doğru insanlar için doğru bilgileri elde etme, dağıtma ve organizasyonun gelişmesi için bilgiyi uygun bir formatta saklama stratejisi olarak görülmektedir.                       

Belirsizliğin hakim olduğu bir ekonomide sürekli rekabet üstünlüğünün tek güvenilir kaynağı bilgidir. Piyasalar değiştiğinde, teknolojik gelişmeler arttığında, rakipler fazlalaştığında ve ürünler kısa sürede eskidiğinde başarılı olmayı beceren firmalar, istikrarlı bir biçimde yeni bilgi yaratan, bu bilgiyi kuruluşun her yerine geniş ölçüde yayan ve yeni teknolojilerde ve ürünlerde hızla kullanan firmalardır (Nonaka, 1999: 30). Bu nedenle bilgi yönetimi uygulaması rekabete direnen, yaptığı işlerden verim elde etmek isteyen organizasyonlar için günümüzün vazgeçilmez yönetim kollarından biridir.

 

 

 

Bilgi Yönetimi Sisteminde Göz Önünde Bulundurulması Gereken Unsurlar

 

Bilgi yönetimi sistemi, kurumlarda bilginin üretilmesi, örtük bilginin açık bilgiye dönüştürülmesi, kaydedilmesi, iletilmesi, kullanıma açılması ya da bilginin kontrol altına alınması için gerekli olan personel, teknoloji, yasa, standart ve bütçenin belli bir düzen içinde, dengeli ve uyumlu biçimde koordine edildiği sistematik bir yapıdır. Kurumsal bilginin kontrol altına alınmasında vazgeçilmez model olarak değerlendirilen kurumsal bilgi yönetimi, çeşitli unsurlardan oluşmaktadır. Bilgi yönetiminden sorumlu olan birim ve kişiler, teknoloji, organizasyonun bakış açısı, işbirliği ve standartlar, bir bilgi yönetimi sisteminde doğrudan ele alınması gereken unsurlardır. Bu unsurlar, bilgi yönetimi sisteminin hem tasarımı hem de aktif olarak uygulanması sırasında göz önünde bulundurulmalıdır.

 

a. Bilgi Yönetimi Birimi ve Sorumlusu: Günümüzün gelişen modelleri arasında kurum içindeki herkes bilgi yönetiminden sorumlu olarak gösterilmektedir. Organizasyon içindeki herkes bilgi yönetiminin aktif birer katılımcılarıdır. Ancak bilgi yönetiminin tasarımından uygulanmasına kadar belli bir düzenin sağlanabilmesi için bir yönetim birimine ve yöneticiye gereksinim vardır. Bilgi yöneticisinin, açık ve örtük bilginin tespiti, toplanması, kurum içi ve dışına iletilmesi, personel arasında dolaşımı ve geri alınması için bir bilgi akış sisteminin kurulması, bu sistem için uygulanacak stratejilerin belirlenmesi gibi birçok konuda görev ve sorumlulukları bulunmaktadır.

 

b. Teknoloji: Bilgisayar ve Internet, geleneksel ortamlara göre bilginin daha geniş alana yayılmasını mümkü

İLETİŞİM edebiyatokyanus@gmail.com  
   
edebiyatokyanus 640584 ziyaretçi (1178377 klik) kişi burdaydı!
Bu web sitesi ücretsiz olarak Bedava-Sitem.com ile oluşturulmuştur. Siz de kendi web sitenizi kurmak ister misiniz?
Ücretsiz kaydol